Waarom werkplekken vaak onnodig duur zijn

Veel bedrijven zien hun werkplekken als een doorlopende kostenpost. Zodra een laptop traag wordt of een desktop hapert, volgt er een nieuwe bestelling. Dat lijkt de eenvoudigste route, maar ondertussen stapelen de kosten zich op. Medewerkers verliezen productieve uren omdat ze wachten op een vervangend apparaat. De IT-afdeling heeft geen volledig overzicht en vervalt in reactief handelen. En oude werkplekken verdwijnen vaak te vroeg richting recycling of afval, waardoor er waarde verloren gaat en de afvalberg groeit.

Het probleem is niet dat laptops of desktops te snel verouderen. Het probleem is het gebrek aan een gestructureerde aanpak. Zonder plan wordt elke beslissing een los incident.

Hoe professioneel werkplekbeheer eruitziet

Bij goed werkplekbeheer ICT staat één uitgangspunt centraal: medewerkers moeten altijd zonder gedoe kunnen doorwerken. Daar hoort een aanpak bij waarin alle werkplekken centraal beheerd en ondersteund worden. Inventarisatie, standaardisatie, monitoring en snelle vervanging vormen de basis. Een doorlopend proces dat de hele organisatie ondersteunt.

Daarmee verschuift de focus van ‘brandjes blussen’ naar ‘continuïteit organiseren’. IT-teams weten exact hoeveel laptops en desktops er in gebruik zijn, in welke staat ze verkeren en welke afspraken er gelden voor vervanging of support. Medewerkers hoeven niet te wachten bij een defect, want er staat altijd een vervangende werkplek klaar. En de directie krijgt voorspelbare kosten in plaats van onvoorspelbare pieken.

Refurbished als bouwsteen in werkplekbeheer

Een belangrijke stap in dit model is het inzetten van refurbished werkplekken. Dat zijn geen afdankertjes, maar apparaten die volledig getest, opgeschoond en opnieuw ingericht zijn. Ze worden geleverd met garantie en functioneren net zo betrouwbaar als nieuw. Het verschil zit in de prijs en beschikbaarheid: refurbished is vaak direct leverbaar en kan tot de helft goedkoper zijn dan nieuw.

Voor organisaties betekent dat: geen medewerkers die dagen zonder werkplek zitten, geen enorme uitgaven bij vervangingen en minder afhankelijkheid van lange levertijden van fabrikanten. Bovendien maak je een bewuste duurzame keuze. Elke werkplek die langer meegaat, voorkomt dat er nieuwe geproduceerd moet worden en de grootste CO₂-uitstoot zit juist in die productiefase.

De rol van supportcontracten

Refurbished werkplekken zijn pas echt krachtig als ze worden ondersteund door duidelijke afspraken. Supportcontracten zorgen dat zekerheid niet langer afhankelijk is van de fabrikant, maar een standaard wordt voor elke werkplek in de organisatie.

Dat betekent dat bij een defect altijd direct een vervangend systeem beschikbaar is. Dat alle werkplekken, nieuw én refurbished onder dezelfde voorwaarden vallen. En dat de IT-afdeling één aanspreekpunt heeft in plaats van te moeten schakelen met verschillende leveranciers en merken. Voor de eindgebruiker is het effect simpel: er is altijd een werkende laptop of desktop.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een middelgrote organisatie met ruim 180 medewerkers worstelde met versnipperd werkplekbeheer. Laptops werden ad-hoc vervangen en bij storingen zaten medewerkers soms dagen zonder werkplek. De leverancier adviseerde om de hele vloot in één keer te vernieuwen – een forse investering die weinig oploste.

In plaats daarvan koos de organisatie voor professioneel ICT werkplekbeheer met refurbished werkplekken en een supportcontract. Binnen enkele weken waren alle werkplekken geïnventariseerd en klaargemaakt. Bij storingen konden medewerkers direct een vervangende laptop krijgen. De IT-afdeling kreeg inzicht in alle werkplekken en kon onderhoud en updates centraal uitvoeren.

Het resultaat was duidelijk: de kosten daalden met ruim een derde, medewerkers hoefden nooit meer stil te zitten en tientallen systemen kregen een tweede leven.

Meer dan alleen kostenbesparing

De winst van goed werkplekbeheer ICT zit niet alleen in de lagere kosten. Het gaat ook om zekerheid en continuïteit. Medewerkers weten dat hun werkplek altijd functioneert. IT-teams kunnen vooruit plannen in plaats van achter de feiten aan te lopen. En de organisatie heeft een duidelijk beeld van de waarde en status van haar hardware.

Daarnaast levert het directe milieuwinst op. Elke laptop die langer meegaat voorkomt nieuwe productie, en dus extra CO₂-uitstoot en grondstofverbruik. Refurbished werkplekken maken van duurzaamheid een vanzelfsprekend onderdeel van je IT-strategie, in plaats van een mooi bijeffect.

Hoe begin je met duurzaam ICT werkplekbeheer?

Veel organisaties denken dat professioneel werkplekbeheer een groot project is. In werkelijkheid begint het klein en overzichtelijk. Start met een inventarisatie: welke werkplekken zijn er, wie gebruikt ze en wat is hun status? Leg vervolgens vast welke supportafspraken gelden, en zet refurbished klaar als vervangende of uitbreidende werkplekken.

Door die basis goed neer te zetten, ontstaat binnen korte tijd een beheermodel waarin iedereen kan vertrouwen op voorspelbaarheid en continuïteit. Van daaruit kun je uitbreiden naar monitoring, standaardisatie en rapportages.

Conclusie

Werkplekken zijn te belangrijk om ze ad-hoc te beheren. Zonder plan lopen kosten op, valt de productiviteit weg bij defecten en groeit de berg e-waste.

Met professioneel ICT werkplekbeheer en refurbished werkplekken draai je dat om. Medewerkers krijgen altijd een werkende laptop of desktop, IT-afdelingen werken efficiënter en de organisatie bespaart aanzienlijk. En omdat refurbished standaard onderdeel is van de aanpak, wordt duurzaamheid automatisch ingebouwd in de manier waarop je met IT omgaat.

Nieuw kopen voelt vaak als de makkelijkste oplossing. Maar in de praktijk is professioneel werkplekbeheer de route naar betrouwbaarheid, lagere kosten en een veel duurzamer resultaat.

Benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uitziet? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden.